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Case Study

Virtuelle Messe IKORO

Auch mal was Neues wagen - Virtualisierung einer Messe in 14 Tagen

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Kundenportrait IKORO

Bereits seit 1993 findet im Sommersemester am Campus der Technischen Hochschule Rosenheim die Industrie und Kontaktmesse (IKORO) statt. Zum ersten mal wird 2020, aufgrund der abgesagten Live-Messe, auf ein digitales Messe-Format geswitcht. Die IKORO wird traditionell von einem studentischen Team aus verschiedenen Fakultäten organisiert und ist deshalb jedes Jahr einzigartig.

Über die digitale Version der IKORO präsentieren sich, trotz kurzer Vorbereitungszeit, über 110 regionale und überregionale Unternehmen. An zwei aufeinanderfolgenden Messetagen, verbindet die IKORO Unternehmen mit ihren potenziellen zukünftigen Arbeitnehmern. 

Zusammenarbeit

Seit 2015 setzen wir für die IKORO Newsletter und Websites um und unterstützen die studentischen Teams bei ihrem Messe-Projekt rund um Marketing- und Kommunikations-Fragen. 2020 wurde aufgrund der Messe-Absage (Corona) kurzfristig auf eine virtuelle Messe umgestellt. In Zukunft soll das virtuelle Modell ergänzend zur Live-Messe durchgeführt werden. Wir freuen uns ein Teil dieses spannenden Projektes zu sein und genießen sehr die abwechslungsreiche Zusammenarbeit mit den jährlich wechselnden studentischen Teams sowie mit der verantwortlichen Professorin Dr. Janett Höllmüller.

Aufgabe

Entwicklung einer virtuellen Messe auf Basis der bestehenden Website in Rekordzeit

Konzeption & Design
Aufgrund der kurzfristigen endgültigen Absage der Messe IKORO (aufgrund von Corona) wurde nach einer Alternative gesucht. 3 Wochen vor dem Messetermin entschied man sich auf eine virtuelle, digitale Messe umzusteigen. Hierfür musste schnell ein Lösungskonzept erarbeitet werden, welches Rücksicht auf das knappe Budget und den sportlichen Zeitplan legt.  

Webentwicklung
Wir entschieden uns die bestehende Website (Contao CMS) um ein Katalogmodul zu erweitern. Die Studenten sollten über 3 Ebenen zu ihrer Wunsch-Firma geführt werden. Zusätzlich sollte über einen mehrstufigen Filter auch gezielt nach passenden Angeboten zu spezifischen Studiengängen/Art der Ausbildung oder direkt nach Firmennamen gesucht werden können. Um ein bisschen "echtes" Messe-Flair zu bieten, sollten die einzelnen Firmenlogos wie in einem Messe-Hallenplan ausgegeben werden. Bei Klick auf die Wunsch-Firma öffnet sich der virtuelle Messestand. Alle Inhalte werden dynamisch in den Stand geladen. Die Datenbasis für die virtuelle IKORO stellt eine individuell entwickelte Anmeldeplattform.

Die Messe läuft über zwei Tage. Für jeden Tag konnten die Firmen einen Hauptansprechpartner wählen. Dieser wird dynamisch auf den Messeständen eingefügt. Ebenso logikabhängig sind die Bereiche Nachhaltigkeit und Soziales Engagement. Die Unternehmen konnten freiwillig auch hierzu Informationen geben. Je nachdem welche Bereiche ausgefüllt wurden, erscheinen Buttons mit weiterführenden Texten. Ebenso können die Firmen Gewinnspiele auf ihrem virtuellen Messestand positionieren. Das Highlight der Messe ist die Option über das Video-Chat-Tool BigBlueButton, welches vom Campus Rosenheim auch als Learning-Plattform verwendet wird, eine direkte Chat-Anfrage an die Unternehmen zu stellen. Je nach Wunsch und Zeitplan können diese einen individuellen Termin, direkt an interessierte Studenten geben.

E-Mail-Marketing
Die komplette Messe wird beworben und flankierend begleitet mit professionellem E-Mail Marketing. Hierzu setzen wir die E-Mail und Marketing-Automation-Lösung Evalanche ein. Alle Daten für die Newsletter werden direkt per API aus der Anmelde-Plattform übergeben.

Lösung

Virtuelle Messe- Digitale Messe - IKORO 2020 Rosenheim
Startseite der virtuellen Messe mit Auswahl der Gebäudeteile, passend zu den Studienrichtungen.
Virtuelle Messe- Digitale Messe - IKORO 2020 Rosenheim
Hallenplan der virtuellen Messe. In den virtuellen Messeständen (weiße Kästen) werden die Firmenlogos platziert.
Virtuelle Messe- Digitale Messe - IKORO 2020 Rosenheim
Beispiel eines virtuellen Messestandes einer Firma. Aus der Datenbank werden abhängig von Variablen Texte, Logos und Bilder geladen.
Virtuelle Messe- Digitale Messe - IKORO 2020 Rosenheim
Beispiel des virtuellen IKORO-Standes. Dieser ist als Info-Terminal in jedem Gebäude platziert.

Herausforderung der virtuellen Messe

Nach der kurzfristigen Absage der Messe blieben uns für das Projekt Digitale Messe nur noch 14 Tage produktive Umsetzungszeit. Die bestehende Website wurde um den Contao Custom Catalogues erweitert und einige Erweiterungen für die Datenbankabfragen und Ausgaben geschrieben. Nach einigen Nachtschichten konnte dann letztendlich die Online-Messe planmäßig am 17.05.2020 um 9 Uhr an den Start gehen. Die Anzahl gleichzeitiger Requests überstieg unsere Vorstellungen und leider kam es zu einem kurzfristigen Server-Ausfall des langjährigen IKORO Hosters. Learning: Sparen Sie nicht beim Hosting! Das Problem konnte dank des Einsatzes unserer Entwickler kurzfristig gelöst werden und die Website wurde auf einen internen Entwicklungsserver umgeleitet, der die Last wunderbar meistern konnte.

Messe-Ergebnis der ersten virtuellen IKORO

Alle waren aufs äußerste gespannt, wie das digitale Angebot von den Studenten angenommen werden würde. Auch die Ergebnisse für die Firmen konnte niemand abschätzen. Derzeit ist es auch noch zu früh um dies abschließend zu bewerten. Die Auswertungsergebnisse (Matomo Web Analytics) können sich auf alle Fälle sehen lassen. Nach dem ersten Messetag gab es bereits rund 4.000 Besuche und die durchschnittliche Besuchszeit lag bei sensationellen 11,5 Minuten und durchschnittlich 10 besuchten Firmen. Viele Studenten verweilten mehrere Stunden auf der virtuellen Messe und der Spitzenreiter brachte es auf beachtliche 443 Interaktionen. Aufgrund des anonymisierten Trackings, können wir diese Person leider nicht besonders ehren. :-)

alles aus einer Feder

Fazit

Bei diesem datengetriebenen Projekt war neben der knappen Zeit, vor allem der Lösungsansatz, auf der bestehenden Website aufzubauen und mit budget-freundlichen Standard-Tools zu arbeiten eine Herausforderung. Letztendlich möchten wir dem IKORO-Team sowie unserem Entwicklungsteam für ihren Einsatz danken und blicken mit Stolz auf das fertige Projekt. Die virtuelle IKORO bietet uns eine gute Basis für die Realisierung weiterer Projekte in dieser Art.

Die ersten Anfragen sind bereits eingegangen und wir sind gespannt, wie es mit dem Thema digitale- oder virtuelle Messen weiter geht.

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